Fondi Interprofessionali 2026: tutto quello che devi sapere sulle nuove linee guida del Ministero

Il mondo della formazione aziendale cambia volto. Con le nuove linee guida del Ministero del Lavoro (Decreto Direttoriale n. 8 del 9 gennaio 2026), il sistema dei Fondi Interprofessionali abbandona le vecchie logiche burocratiche per diventare più efficiente e controllato. Questa riforma, attesa da oltre 15 anni, ha un obiettivo chiaro: trasformare la formazione da semplice "obbligo di carta" a vero motore di crescita per le aziende e i lavoratori. Ma cosa cambia in concreto? Ecco una guida semplice, punto per punto, per capire le differenze tra il vecchio e il nuovo sistema.

La newsletter di Gility che fa luce sulla formazione aziendale

Ricevi ogni mese risorse, articoli e approfondimenti.

Iscriviti

La prima grande novità riguarda il modo in cui le aziende scelgono il proprio Fondo e come possono spostarsi da uno all'altro.

Fino a ieri, c'era molta libertà (e un po' di caos). Un'azienda poteva decidere di aderire a un Fondo o cambiarlo in qualsiasi mese dell'anno. Bastava una comunicazione all'INPS (tramite il flusso UNIEMENS) e la scelta era attiva quasi subito. Spesso le aziende cambiavano Fondo "all'ultimo minuto" solo per partecipare a un bando specifico, senza una vera strategia a lungo termine. Inoltre, la comunicazione al Fondo era spesso indiretta o tardiva.

Il Decreto introduce la programmazione annuale.

• Finestra unica: Non si può più cambiare quando si vuole. L'adesione o la disdetta devono essere fatte tassativamente entro il 31 ottobre di ogni anno.

• Effetto differito: La scelta fatta a ottobre sarà valida solo dal 1° gennaio dell'anno successivo. Questo obbliga le aziende a pianificare la formazione con un anno di anticipo.

• PEC obbligatoria: Non basta più il clic del consulente paghe. L'azienda deve inviare una PEC formale al Fondo scelto, allegando i documenti (denuncia INPS e documento d'identità), per rendere l'adesione ufficiale e trasparente.

• Portabilità (spostare i soldi): Se cambi Fondo, puoi portare con te il 70% dei versamenti non spesi del triennio precedente, ma con regole più severe: l'importo deve essere superiore a 3.000 euro e l'azienda non deve essere una "micro o piccola impresa" in modo costante negli ultimi tre anni (per loro vige un principio di solidarietà: i soldi restano al sistema comune).

Addio carta, benvenuto digitale. La formazione deve lasciare una traccia certa e misurabile.

La burocrazia era spesso cartacea: registri presenze firmati a mano, fogli scansionati, archivi fisici. Per la formazione a distanza (FAD), esplosa col Covid, le regole erano talvolta "morbide": bastava collegarsi a una videochiamata (Zoom o Meet) senza garanzie reali che il dipendente stesse seguendo. Alla fine del corso si riceveva un semplice "Attestato di Frequenza", che provava la presenza ma non cosa si fosse imparato.

• Registro Elettronico: È obbligatorio. Niente più fogli di carta: le presenze devono essere registrate digitalmente in tempo reale.

• Piattaforme Certificate: Per i corsi online, è vietato usare software generici. Bisogna usare piattaforme che garantiscano l'autenticazione certa dell'utente (es. tramite password sicure o SPID) e il tracciamento univoco di ogni minuto di connessione.

• Certificazione delle Competenze: Non basta più "aver partecipato". I Fondi devono garantire che, alla fine del percorso, il lavoratore riceva un'attestazione ufficiale che certifichi le competenze acquisite (es. un "Open Badge" o un certificato valido a livello nazionale), utile per il suo curriculum futuro (libretto formativo).

Il Decreto cambia le regole del gioco anche per chi gestisce i Fondi, introducendo cinque pilastri fondamentali.

I Fondi vivevano quasi solo del contributo obbligatorio dello 0,30% che le aziende versano all'INPS per i propri dipendenti. Gestire altri tipi di fondi (es. europei) era complesso e raro. La formazione era riservata quasi esclusivamente a chi aveva già un lavoro.

I Fondi diventano "multicanale". Possono gestire ufficialmente anche risorse Europee, Nazionali (es. PNRR) e Regionali. La grande novità sociale: i Fondi possono finanziare la formazione anche per disoccupati o inoccupati, purché finalizzata all'assunzione. Le aziende possono quindi usare il Fondo per formare i candidati prima di assumerli.

Quando arrivavano fondi extra, spesso finivano nel calderone generale o venivano gestiti con regole poco chiare, creando confusione contabile.

C'è una distinzione netta e ordinata:

• Risorse Integrative: Soldi (pubblici o privati) che si aggiungono allo 0,30% per potenziare i corsi esistenti. Seguono le stesse regole di controllo rigido del Ministero.

• Risorse Complementari: Soldi destinati ad attività diverse (es. ricerca, welfare). Devono avere una contabilità separata e, se privati, non possono superare il 50% del bilancio del Fondo.

Le spese del Fondo erano divise in due voci separate: "Spese di gestione" (affitti, stipendi) e "Spese propedeutiche" (promozione, controlli), ognuna con un suo tetto massimo. Questo creava spesso ambiguità su dove inserire una fattura per rispettare i limiti.

Semplificazione radicale. Esiste una sola voce: "Spese di funzionamento". Il Ministero ha fissato tetti massimi onnicomprensivi basati sulla dimensione del Fondo (più sei grande, più devi essere efficiente):

• 18% per i fondi piccoli (fino a 250.000 lavoratori).

• 15% per i fondi medi.

• 10% per i fondi grandi (oltre 1 milione di lavoratori).

Formazione su misura per aumentare la competitività

Costruisci con Gility la tua academy aziendale

Richiedi una demo

Le aziende potevano accumulare soldi sul proprio "Conto Formazione" per anni senza spenderli, parcheggiando risorse preziose. Inoltre, in alcuni casi, si potevano aggregare i conti di più aziende in modo poco trasparente per aggirare le regole sugli aiuti di stato.

Vige la regola "usali o perdili".

• Conto Individuale: L'azienda può recuperare sul proprio conto al massimo l'80% di quanto versato. Ma attenzione: queste risorse hanno una scadenza di due anni. Se non vengono spese, il Fondo le preleva e le sposta nel "conto comune" per finanziare bandi per tutti.

• Conto Collettivo (Solidale): Le risorse non trattenute dalle aziende vanno qui e devono essere assegnate solo tramite Avvisi Pubblici competitivi e trasparenti. 

I requisiti per aprire e gestire un Fondo erano meno stringenti. Gli amministratori (Presidenti, Consiglieri) potevano rimanere in carica per molti mandati, talvolta decenni, senza un vero ricambio. Le certificazioni di qualità erano raccomandate ma non sempre obbligatorie.

I Fondi devono essere "case di vetro" e super organizzati.

• Certificazioni Obbligatorie: Per operare, un Fondo deve avere le certificazioni ISO 9001 (Qualità), ISO 37001 (Anticorruzione), ISO 27001 (Sicurezza Informatica) e certificazioni sulla parità di genere.

• Limite ai mandati: Per garantire aria nuova e trasparenza, gli amministratori non possono restare in carica per più di nove anni in totale.

Se lavori nelle Risorse Umane o nella formazione, il messaggio è chiaro: pianificazione e qualità. Non si potrà più improvvisare. Bisognerà scegliere il Fondo entro ottobre, monitorare la scadenza dei fondi aziendali ogni due anni e pretendere dagli enti di formazione piattaforme tecnologiche avanzate e certificazioni delle competenze vere. È un sistema più rigido, ma che promette di dare più valore a ogni euro speso per la crescita delle persone.

Desideri aggiornamenti sulle novità di Gility e sui trend più attuali nella formazione aziendale? Seguici su LinkedIn: unisciti alla nostra community oltre 5000 HR & Learning & Development manager italiani e non perdere neanche un aggiornamento.

Iscriviti qui alla nostra newsletter Illumina, l’appuntamento mensile che fa luce su trend, insight e ricerche della formazione aziendale, direttamente nella tua inbox.